Warum Textbausteine sich so lohnen
Du schreibst einem Kunden eine Zahlungserinnerung. Das dauert fünf Minuten. Dann eine zweite. Dann eine Dritte. Bei zehn offenen Rechnungen pro Monat sind das 50 Minuten nur für Mahnungen.
Mit Textbausteinen: Du kopierst die Vorlage, trägst Kundenname und Betrag ein, fertig. Eine Minute statt fünf.
Baustein 1: Die erste Zahlungserinnerung
"Schreibe mir eine höfliche, erste Zahlungserinnerung für folgende Situation: Rechnungsnummer [NR], Datum [DATUM], Betrag [BETRAG] €, Fälligkeitsdatum [DATUM]. Ton: freundlich und professionell, nicht drängend. Gehe davon aus dass es ein Versehen ist. Maximal 80 Wörter."
Baustein 2: Die zweite Mahnung
"Schreibe eine zweite Mahnung für folgende Situation: Erste Erinnerung wurde am [DATUM] gesendet, keine Reaktion. Rechnung [NR] über [BETRAG] €. Ton: bestimmt aber nicht unhöflich. Kündige an, dass du bei weiterem Ausbleiben rechtliche Schritte prüfst. Maximal 100 Wörter."
Baustein 3: Auftragsbestätigung
"Schreibe eine Auftragsbestätigung für folgende Leistung: [LEISTUNGSBESCHREIBUNG], geplanter Ausführungstermin [TERMIN], vereinbarter Preis ca. [PREIS] €. Bestätige den Auftrag, danke für das Vertrauen, und nenne den nächsten Schritt (z.B. Terminbestätigung per Telefon). Maximal 100 Wörter."
So baust du die Vorlage ein
Speichere jeden Baustein in einem Dokument oder deiner E-Mail-Signatur-Verwaltung. Bei Microsoft Outlook und Gmail gibt es eingebaute Vorlagenfunktionen. Bei Apple Mail nutze TextExpander oder eine einfache Notiz-App.